Ryzyka związane z outsourcingiem IT dla firm

Kiedy firma zleca swoje operacje IT stronie trzeciej, istnieje szereg zagrożeń, które należy rozważyć. Należą do nich ukryte koszty, brak bezpośredniego nadzoru i zagrożenia bezpieczeństwa. Outsourcing nie jest jedyną opcją. Nie zawsze jest też najlepszą opcją dla mniejszych firm.

Niepewność

Środowisko kontraktowe może być zmienne lub niejednoznaczne. Oznacza to, że istnieje wiele znanych i nieznanych zmiennych. W takich przypadkach można zastosować model statystyczny do oszacowania niepewności i uwzględnienia jej w umowie. Na przykład, firma może włączyć do umowy z Accenture klauzulę automatycznego dostosowania do inflacji.

Nie da się całkowicie wyeliminować niepewności w procesie outsourcingu IT, ale można ją zminimalizować. Z niepewnością można sobie poradzić w taki sposób, aby uniknąć nieoczekiwanych sytuacji, takich jak przekroczenia terminów, opóźnienia produktów czy aplikacje o nieodpowiedniej funkcjonalności. Konieczne jest jednak zrozumienie ryzyka i odpowiedzialności, jakie wiążą się ze współpracą z dostawcą usług outsourcingu IT.

Podczas gdy istnieje wiele czynników, które należy rozważyć podczas outsourcingu, niepewność jest jednym z kluczowych czynników. Może ona wpływać zarówno na niematerialne, jak i materialne koszty outsourcingu. W jednym z badań stwierdzono, że niepewność jest najczęstszym problemem dla firm. Badanie to skupiło się na kosztach niepewności podczas outsourcingu dla pięciu wiodących firm inżynieryjnych.

Kilka powodów może motywować firmy do rozważenia outsourcingu IT, w tym cięcia kosztów, chęć skupienia się na biznesie i możliwość przekazania odpowiedzialności za starsze systemy. Ale te powody nie muszą oznaczać, że outsourcing IT jest dobrym pomysłem. Faktem jest, że może on mieć pozytywny wpływ na działalność firmy.

Outsourcing jest korzystny zarówno w normalnych, jak i burzliwych czasach. Pozwala firmom inwestować w funkcje niezwiązane z podstawową działalnością bez konieczności wykorzystywania wewnętrznej gotówki. Ponadto, pozwala firmom korzystać z efektywności cen jednostkowych nowszych technologii. Pozwala to również sprzedawcom na konsolidację wolumenów z innymi klientami, co obniża koszt jednostkowy. Outsourcing poprawia również bilans firmy i sprawia, że koszty stałe stają się zmienne, co pozwala firmom na szybkie zwiększanie i zmniejszanie skali działalności.

Ukryte koszty

Outsourcing działu IT może wydawać się łatwym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy, ale nie jest to jedyny sposób na zaoszczędzenie pieniędzy. Istnieje wiele ukrytych kosztów związanych z outsourcingiem, a niektórych z nich możesz nawet nie zauważyć. Firma doradcza EquaTerra zidentyfikowała 10 największych ukrytych kosztów, których możesz nie być świadomy. Przedstawiają również wskazówki, jak ich unikać.

Jednym z ukrytych kosztów jest to, że obciążasz swój wewnętrzny zespół mnóstwem zadań i projektów. Oznacza to, że Twój zespół nie tworzy wartości i nie wykorzystuje w pełni swoich istniejących zasobów. Jest to znane jako koszt przyrostowy. W rezultacie firma może odnotować spadek produktywności po skorzystaniu z outsourcingu.

Innym ukrytym kosztem są czynniki rynkowe. Chociaż outsourcing może przynieść oszczędności, ważne jest, aby dokładnie ocenić decyzję o outsourcingu i portfel. Na przykład, rynki mogą powodować skomplikowaną logistykę, szkody związane z obsługą w tranzycie i inne ukryte koszty zarządzania. To może się sumować do setek tysięcy dolarów. Zrozumienie tych kosztów przed outsourcingiem pomoże Ci uniknąć niedoszacowania kosztów. Możesz również zaplanować ryzyko związane z outsourcingiem.

Wreszcie, jeśli musisz zmienić swojego outsourcowanego dostawcę, może to być trudne. W niektórych przypadkach, twój outsourcowany dostawca ma nadzorować przejście, nawet jeśli będzie łatwiej zrobić to samemu. Może trzeba zapłacić za transfer wiedzy, a może trzeba czasu, zanim nowy sprzedawca jest w stanie dostać się do prędkości z potrzebami firmy. Niektóre z tych „kosztów bańki” nie można uniknąć, ale niektóre mogą być zarządzane umownie.

Zatrudnianie nowych specjalistów IT nie jest tanie. Oprócz wynagrodzeń, musisz zapłacić za rekrutację, szkolenia i certyfikaty. Będziesz musiał również zapłacić wynagrodzenie pracownika, świadczenia z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego i inne świadczenia. Ponadto, będziesz musiał pokryć koszty administracyjne, a także dodatkowe meble biurowe.

Brak bezpośredniego nadzoru

Kiedy zlecasz IT na zewnątrz, nie możesz nadzorować każdej części procesu. Ten brak bezpośredniego nadzoru może prowadzić do problemów z jakością i utraty morale zespołu. Naprawa problemów technicznych jest również czasochłonna. Istnieją jednak sposoby na złagodzenie tego problemu. Wybierając wysokiej jakości firmę outsourcingową IT, można uniknąć zbytniego rozciągnięcia zarządzania firmą.

Kwestie bezpieczeństwa

W przypadku outsourcingu IT dla firm należy poważnie potraktować kwestie bezpieczeństwa. Obawy te obejmują zapewnienie bezpieczeństwa informacji, nienaruszanie prywatności oraz przestrzeganie lokalnych przepisów dotyczących własności intelektualnej. Firmy korzystające z outsourcingu powinny przeprowadzać regularne oceny ryzyka bezpieczeństwa i zawierać umowy o zachowaniu poufności. Ważne jest, aby badać dostawców za pomocą niezależnych platform przeglądowych i sprawdzać ich historię pod kątem naruszeń praw własności intelektualnej.

Outsourcing jest możliwy tylko wtedy, gdy cele i sposób ochrony informacji znajdują się na tej samej płaszczyźnie. Bezpieczeństwo informacji polega na organizacji i kontroli procesów informacyjnych oraz na ochronie aktywów informacyjnych przed intruzami z zewnątrz. Osiąga się to poprzez staranne wykorzystanie środków technicznych oraz ukryty nadzór i kontrolę ruchu.

Zespoły ds. bezpieczeństwa IT często nie są w stanie docenić pełnego zakresu ryzyka związanego z bezpieczeństwem cybernetycznym oraz łańcucha konsekwencji podatności i zagrożeń. Outsourcing bezpieczeństwa IT nie powinien być podejmowany z oczekiwaniem, że dostawca usług zgłosi ustalenia i naprawi problem. Obowiązkiem firmowego zespołu IT powinna być weryfikacja raportów dostawcy.

Outsourcing bezpieczeństwa jest często niezbędny, aby dotrzymać terminów projektów. Wielu organizacjom brakuje wiedzy, technologii i personelu niezbędnego do wewnętrznego zarządzania bezpieczeństwem. Zewnętrzni dostawcy usług bezpieczeństwa będą monitorować i utrzymywać bezpieczeństwo w godzinach pracy i po ich zakończeniu oraz przestrzegać uzgodnionych budżetów. Oznacza to, że firmy mogą wydać pieniądze, które w przeciwnym razie zostałyby przeznaczone na bezpieczeństwo wewnętrzne i skupić się na rozwoju swojej działalności.

Chociaż korzyści z outsourcingu bezpieczeństwa IT są liczne, istnieją pewne wady. Chociaż wynajęcie firmy ochroniarskiej może być tańsze, nadal istnieje ryzyko utraty kontroli nad bezpieczeństwem poufnych danych. Jednak z pomocą umów o poziomie usług i umów o poufności, firmy mogą zapewnić ochronę poufnych danych.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]